Identifiera viktiga flöden

Ett viktigt steg mot en bra prognos är att identifiera vilka flöden som ska finnas med. Principiellt finns två typer av flöden:

1. Återkommande flöden som är relaterade till den löpande verksamheten (exempelvis skatt, löner, hyror/avgifter.) Dessa flöden påverkar i första hand likviditetssituationen kortsiktigt.
2. Flöden av engångs- eller oregelbunden karaktär (exempelvis flöden relaterade till investeringar och exploateringsverksamhet). Dessa flöden påverkar verksamhetens likviditetssituation även långsiktigt.

För att komma fram till vilka flöden som ska finnas med i prognosen behöver man återvända till vad man vill uppnå med sin likviditetsplanering.

Om man till exempel primärt vill att prognosen ska vara ett verktyg för att i rätt tid ta upp ny finansiering (medellång likviditetsplanering) är behovet att inkludera alla flöden mindre än om man till exempel med precision vill veta hur mycket pengar man kan förväntas ha på kontot varje dag (kort likviditetsplanering).

En annan aspekt som har betydelse för vilka flöden man inkluderar är om prognosen ska ge en indikation om koncernens totala likviditetssituation, eller om prognosen även ska vara till nytta för till exempel respektive bolags likviditetsplanering. Om man bara är intresserad av att se koncernens totala situation kan inkludering av interna flöden istället för att öka prognosens precision medföra större osäkerhet.

Nedan följer en lista på flöden som är vanligt förekommande i kommunsektorns likviditetsprognosmodeller:

Återkommande flöden: skatt, löner, pension, skolpeng, statsbidrag (återkommande), moms, hyror och avgifter, kund- och leverantörsreskontra

Flöden av engångs- eller oregelbunden karaktär: Flöden relaterade till investeringar och exploatering, statsbidrag (ej återkommande), låneförfall, upplåning

Lär känna dina flöden och gör en prognos

För att kunna göra en bra likviditetsprognos är det viktigt att man känner sina flöden. Hur stora är de? När i tiden sker de? Hur stor osäkerhet finns i dem?

Det finns principiellt två sätt att lära känna sina flöden. Ett sätt är att titta på historiska data och därigenom utforska hur flödet kan komma att bete sig framöver. Det andra sättet är att få information från andra inom organisationen som har bättre kunskap om hur flödet kan komma att se ut framåt.

Att lära känna sina flöden genom att titta på mönster i historiska data passar ofta väl för återkommande flöden. När i tiden kommer flödet? Finns det cykler i hur flödet ser ut över året? Hur har flödet utvecklats över tid, mellan olika år?

Kunder som arbetar aktivt med likviditetsplanering använder ofta historiska data för att förutse framtida flöden. Ett vanligt sätt är till exempel att titta på hur utfallet sett ut det senaste eller de två senaste åren (vid extraordinära händelser som till exempel pandemin kan man behöva titta längre tillbaka för att få en uppskattning om ”normala” nivåer) och sedan räkna upp prognosen med en faktor som speglar den allmänna prisuppgången.

För vissa flöden kan en prognos erhållas genom att dela total volym med 12 och sprida den jämnt över året (exempelvis löner och skatt). För andra flöden är säsongsvariationerna en annan, vilket behöver speglas i prognosen (exempelvis moms och pension). Det kan kan även finnas vissa oregelbundenheter hos återkommande flöden som behöver beaktas i likviditetsprognosen. Ett sådant är exempelvis att lönen i december ofta betalas ut tidigare än andra månader, vilket kan medföra att lönen går ut innan skatten kommer in vilket kortsiktigt påverkar likviditetssituationen negativt.

Vikten av att inhämta information från andra i organisationen för att kunna likviditetsplanera nämns ofta i samband med flöden relaterade till investeringar och exploateringsverksamhet. Här handlar det ofta om större flöden som påverkar likviditetssituationen mycket.

Vanligtvis görs en planering vid årets början, vid delårsbokslut eller i samband med att ett projekt drar igång. Denna information kan användas som input i likviditetsprognosen.

Att prognosticera investeringar

Ett av de flöden som vi uppfattat är svårast att prognosticera och som dessutom har stor påverkan på organisationens likviditet är investeringar. Här kan det vara bra att kombinera både information från andra i organisationen och kunskap från historiska data för att göra en prognos.

Här följer ett antal frågor som kan vara till hjälp på vägen till en grov årsprognos för flöden kopplade till investeringarna.

• Hur stor är budget för investeringar?
• Hur stor andel av årets budget brukar nyttjas?
• Finns det säsongsvariationer i när investeringsflöden infaller?
• Enligt de kunder vi talat med tenderar flöden relaterade till investeringar vara lägre i början och slutet av ett projekt och högre i mittenfasen. Finns det information om i vilken fas de investeringar som omfattas av budget befinner sig?

Utifrån dessa frågor kan man skapa sig en ungefärlig bild av när under året man kan komma att behöva ta upp ny finansiering.

Ett annat sätt att prognosticera likviditetsflöden relaterade till investeringar är att utgå från betalningsplaner för de olika investeringsprojekten. Givet att dessa planer är av god kvalitet kan träffsäkerheten i prognosen öka. Planer tenderar dock ofta att försenas och likviditetsflöden sker ofta betydligt senare än först förväntat. Detta kan medföra att man i syfte att öka precisionen i sin prognos istället minskar precisionen genom att prognosfel från flera planer adderas till varandra. Ett sätt att motverka detta problem är att ha kontinuerlig dialog med de olika projekten och att revidera prognosen löpande. Det är dock viktigt att fråga sig om detta är väl spenderad tid eller om en grövre prognos är tillräcklig för syftet med likviditetsplaneringen.

Revidering av prognos

I takt med att ny information blir tillgänglig kan likviditetsprognosen komma att behöva revideras. Detta kan ske när oförutsedda händelser blir kända (exempelvis vid uppdaterade investeringsplaner) eller i samband med att prognostiserade flöden omsätts i reella fakturor (exempelvis när investeringutgifter kommer in i leverantörsreskontrat).

Det finns en risk att i samband med revidering av prognos dubbelräkna flöden. Man bör därför vara noga med att ta bort flöden om man lägger motsvarande på annat ställe i prognosen. Till exempel när investeringar går från att vara ett prognosticerat flöde till att omsättas i reella fakturor. Om det är möjligt kan ett smidigt sätt vara att tagga flöden i olika informationsklasser.

För att revideringsarbetet ska ske smidigt och bli korrekt är det viktigt att ha en rutin för hur revidering av prognosen görs och vem som ansvarar för arbetet.

Kom ihåg att likviditetsplaneringen kan utvecklas steg för steg. Det går utmärkt att starta med få flöden och en enkel prognosmetod. Om man sedan märker att man behöver öka sin precision är det bara att förfina och förbättra efterhand.