Identifiera vilken information som behövs och vem som berörs

Börja med att identifiera vilka flöden som ska ingå i likviditetsprognosen. Fundera sedan på var denna information uppstår, vem som ansvarar för den och i vilket system den samlas.

Några av de kunder vi talat med beskriver att det inte alltid är enkelt att klargöra vart i organisationen man ska vända sig för att få tag i informationen. Detta är särskilt utmanande i de fall likviditetsplaneringen tagits över från en kollega som slutat och dokumentation kring processen saknas. En god idé för att minska framtida personberoende är att systematiskt dokumentera informationsflöden relaterade till likviditetsplaneringen.

Kom överens om hur ni ska arbeta

Många av de kunder vi talat med ger uttryck för att det är få kollegor utanför ekonomifunktionen som automatiskt ser sin roll i likviditetsplaneringen. Det gäller även nyckelpersoner i organisationen som sitter på viktig information. Det kan bli ett ständigt jagande av siffror och data. För att undvika detta jagande behöver värdet av likviditetsplaneringen synliggöras särskilt för nyckelpersonerna.

Här kan det vara bra att tänka till en extra gång kring hur man kan skapa incitament för att göra arbetsuppgiften mer angelägen och intressant för den som sitter på informationen. Hur kan man exempelvis skapa ett upplägg med en återkoppling som ger specifikt mervärde för nyckelpersonerna?

De kunder som uppger att deras likviditetsplanering ’flyter på’ är främst kunder som har tydliga rutiner och processer för hur likviditetsplaneringsarbetet ska genomföras. Här nämns bland annat rutiner för ’hur ofta’, ’med vilken kvalitet’ och ’på vilket sätt’. Har man till exempel bestämt att man ska uppdatera likviditetsplanen varje månad är det en god idé att sätta upp en månadsvis rutin tillsammans med de personer som har tillgång till informationen. I rutinen kan även ingå månadsvisa möten för att gå igenom informationen tillsammans, och för att ge ytterligare information som inte speglas av datan.

Denna typ av möten kan med fördel även användas för att gemensamt utvärdera likviditetsprognosens träffsäkerhet. Detta gör likviditetsplaneringen till ett gemensamt ansvar för alla inblandade.

Arbeta direkt i samma verktyg

De intervjuade kunderna uppger att likviditetsplaneringen ofta medför många manuella steg och att information skickas fram och tillbaka inom organisationen.

De kunder som verkar mest nöjda med sina processer är kunder som lyckats automatisera sina processer och där berörda roller arbetar direkt i samma verktyg. Detta minskar tidsåtgången för arbetet och reducerar dessutom de operativa riskerna i processen.