En bärande del i låneprocessen hos Kommuninvest är de beslutsdokument som kunden ska inkomma med. Sedan i våras används den särskilda Beslutsfunktionen i Beslut & Behörigheter för digital uppladdning av aktuell dokumentation. Maria Åström, finansrådgivare på Kommuninvest, konstaterar att det med små insatser går att förenkla och att det hela tiden finns hjälp att få.
Beslutsdokumentationen är en viktig del i kunddialogen. Hur går diskussionerna just nu?
– Vi har ju ett större låneförfall i mitten av november. Inför det för vi en hel del samtal om beslutsdokument. I och med att vi i våras lanserade Beslutsfunktionen i Beslut & Behörigheter är det fortfarande ganska många av våra kunder som för första gången ska ladda upp dokument enligt den nya rutinen.
För några veckor sedan påminde vi om att vara ute i god tid med omsättningen inför förfallet. Väldigt många av våra kunder har tagit till sig av denna subtila vädjan från vår sida och lagt in offertförfrågan i KI Finans och det är vi otroligt tacksamma för!
Nöjd och lättad över att ha skickat iväg sin offertförfrågan får kunden sen ett meddelande om att ”det saknas giltiga beslut som stödjer omsättning i Beslut & Behörigheter”. Molnen hopar sig och man kanske känner pulsen öka, men här lämnar vi ingen i sticket. Hjälp finns att få!
Vad bör man tänka på som kund?
– För det första är det viktigt att betona att den nya funktionaliteten i grunden är enkel och transparent.
Det beslut som krävs för kommuner/regioner i den digitala låneprocessen är kommunfullmäktiges beslut om omsättning och nyupplåning. För bolag/stiftelser/kommunalförbund/föreningar krävs upplåningsbeslut och borgensbeslut med proprieborgen.
Vi har märkt att fler och fler av våra bolag/stiftelser/kommunalförbund/föreningar går över till att ta så kallade ”tillsvidarebeslut” med titlar. Det innebär att styrelsen i bolaget delegerar rätten till exempelvis VD eller ekonomichef att inom ramen för beslutad borgen omsätta och nyupplåna. Ett sådant beslut gäller tillsvidare och behöver inte uppdateras varje år. Styrelsen behöver heller inte fatta nytt beslut om personer i olika roller ändras. Detta sparar tid och man riskerar inte att komma i tidsnöd vid förändringar. Då behöver inte heller nya styrelsebeslut laddas upp i Beslut & Behörigheter varje gång man ska ta upp ett lån.
Ett medskick så här inför möten i kommunfullmäktige; kika gärna på våra förslag till beslutsformuleringar avseende upplåning och borgen när ni skriver fram tjänsteutlåtanden och förslag till beslut. Det är viktigt att upplåningsbeslutet är en total låneram eller omfattar både ram för omsättning och eventuell nyupplåning och att borgensbeslutet är en proprieborgen.
När protokollen är justerade och klara, glöm inte den signerade första sidan av protokollet, och i förekommande fall sidan med digitala signaturer, när ni laddar upp dem i Beslut & Behörigheter!
Om man kör fast – vad gör man då?
– Man kan använda sig av vår Manual för uppladdning av dokument som finns på hemsidan. Den ger nyttig guidning genom de olika stegen.
Man kan också använda sig av våra Förslag på beslutsformuleringar. Detta är de konkreta skrivningar som vi rekommenderar. Vi bistår gärna med råd och stöd – så att de formuleringar som läggs in i beslutsdokumenten uppfyller kraven.
Tveka inte att höra av er! Det är viktigt att ha bra beslutsdokument på plats. Det grundar för att låneprocessen blir korrekt, smidig och enkel!
Alla kontaktuppgifter till kundgruppen finns på kommuninvest.se.
